Ordem de Compra

A ordem de compra é a confirmação oficial de uma encomenda. É um documento enviado do comprador ao fornecedor autorizando a compra.

A O.C cumpre três funções principais. Uma delas é a gestão de entrada e saída de estoque. No caso de negócios que precisam de insumos ou revendem mercadorias, o documento ajuda a determinar quando certo item ou matéria-prima é necessário. A segunda função está no controle financeiro. Se a despesa só é autorizada por meio de ordens de compra, então nenhum funcionário pode gastar dinheiro em nome da empresa sem ela. A terceira função é para o parceiro, ou seja, o fornecedor. A ordem serve como um sinal de que está tudo certo e que aquele item ou serviço pode ser fornecido, já que o comprador se compromete a pagar por ele.

Para realizar o cadastro da ordem de compra acessar o Menu: Compras > Ordem de Compra.

No sistema é possível cadastrar a ordem de compra pelo inserir ou importar pela solicitação e gerar pela cotação de preço.

Clique em Inserir para cadastrar uma ordem de compra:

Descrição dos itens:

Número: Código padrão sequencial do sistema, gerado automaticamente.

Fornecedor: Selecionar o Fornecedor fechado a compra.

CNPJ/CPF: Ao selecionar o fornecedor o sistema automaticamente irá preencher o CNPJ/CPF.

Município: Ao selecionar o fornecedor o sistema automaticamente irá preencher o Município.

Data de Emissão: Informar a data de emissão da ordem de compra.

Situação: Atual situação da ordem de compra.

Aberto – Ordem de compra em aberto para cadastro e alteração.

Parcial – Compra recebida parcial.

Recebido – Compra recebida.

Cancelado – Ordem de compra cancelado pelo usuário.

Comprador: Selecionar o comprador que está realizando a ordem de compra.

Controle Moeda: Informar se deseja realizar controle de moeda.

Operação Interna: Selecionar a operação interna referente a ordem de compra.

Tipo Frete: selecionar o tipo do frete acordado com o fornecedor.

Condição: Selecionar a condição de pagamento proposta e acordada com o fornecedor.

Data Recebimento: Informar a data do recebimento dos itens, clique em aplicar para aplicar nos itens. Caso deseja aplicar para todos uma única vez, marcar a opção “aplicar em todos os itens”.

Tipo: Selecionar o tipo da ordem de compra Normal ou Contrato.

Aba Itens

Item: Selecionar o item a ser incluído na ordem de compra.

Unid. Fiscal: Selecionar a unidade de medida do item conforme cotação do fornecedor. Caso a unidade de medida seja diferente da que se aplica na empresa no cadastro do participante do fornecedor deve estar configurado a conversão de medida para que o sistema já realize o cálculo e informe corretamente a quantidade ao estoque.

CFOP: Ao selecionar o item a CFOP será cadastrada automaticamente conforme seu cadastro.

Plano Conta: Selecionar o plano de contas que se refere o item.

Depósito: Selecionar o depósito/almoxarifado que deve estar este item.

Sub Aba Valores

Na aba valores devem ser informado a quantidade fiscal que o fornecedor informou na cotação para que o sistema calcule a quantidade estoque da empresa e informar valor unitário, descontos e impostos.

Sub Aba Situação Tributária

Ao selecionar a operação interna e o item e sua CFOP o sistema automaticamente irá preencher a situação tributária dos impostos ICMS, IPI, PIS, COFINS.

Sub Aba Serviço

Para a emissão de ordem de compra de serviço.

Código do Serviço: Selecionar a que se refere o serviço, código padrão do serviço.

Aliq. ISS: Informar a alíquota de ISS do serviço.

Base ISS: Informar a base para cálculo do ISS.

Valor ISS: ao informar a alíquota e a base o sistema automaticamente realizará o cálculo do ISS.

Código de Tributação do ISS: Informar o código de tributação do ISS. Opções disponíveis: Normal,  Retida, Substituta, Isenta, Não Configurado.

Data Recebimento: Informar a data de recebimento do item programada. Esta data é configurada por Item podendo na mesma ordem de compra ter várias datas de recebimentos dos itens.

Botão Ultima Compra: O botão última compra tem a finalidade de informar as últimas compras realizadas do item, para que o comprador possa consultar e verificar valor, fornecedor, frete, condição de pagamento que vem sendo negociado o item. No campo quantidade de compras pode ser alterado se assim preferir para visualizar mais compras.

Centro de Custo: Informar o centro de custo do item.

Caixa em branco: Descrição/observação específica do item.

Aba Transporte

Transportador: Selecionar o transportador que realizará a entrega das compras.

Placa: Informar a placa no Veículo/Caminhão que realizará a entrega das compras.

Descrição/Motorista: Campo destinado para alguma descrição inserir o nome do motorista.

UF: Informar o estado do Veículo/Caminhão que realizará a entrega das compras.

Espécie: Informar a espécie da carga de compra.

%Frete: Informar o percentual a calcular o frete.

Valor Frete: Valor total do frete.

Transp. Redespacho: Selecionar a transportadora se houver redespacho da compra.

Aba Financeiro

 Forma de Pagamento: Selecionar a forma de pagamento acorda.

Classificação: Selecionar a classificação do título, quando a forma de pagamento for via boleto. Ex: Registrado, Sem Registro.

Aba Adicionais

Observações Adicionais: Informar observações que serão descritas na ordem de compra.

Observações Internas: Informar observações internas que não serão informadas na ordem de compra.

Aba Anexos

Aba para inserir documentos referente a ordem de compra.

Após cadastrar ou editar as informações clique em Salvar.

Na tela de grid com os cadastros das ordens de compra com um clique com o botão direito do mouse habilita-se as rotinas de cancelar a OC, Reabrir a OC e alterar Situação para Recebido.

Cancelar OC: Alterar a situação da ordem de compra para cancelado, usuário deverá informar uma justificativa do cancelamento.

Reabrir OC: Para Ordens de compra que se encontrar canceladas, poderá ser clicado em reabrir e assim a OC passa a situação de cancelado para aberto.

Altera situação para Recebido: Para as ordens de compra que estão em aberto e o usuário deseja informar o recebimento do item.

Para gerar a ordem de compra pela solicitação de compra clique em Solicitação selecione a mesma e realize os demais cadastros faltantes e após salvar.

Importante: Ao importar a solicitação de compra o sistema libera os filtros para consulta por status: aberta ou cancelada (solicitações canceladas poderão ser reabertas no botão Reabrir selecionado a opção Reabri Item Cancelado) e Solicitações e Contratos. O Usuário ainda poderá alterar a quantidade de itens solicitado e gerar a OC, e o restante permanecerá na solicitação para compra futura gerenciando assim parcialmente as solicitações.

No botão Reabrir também é possível reabrir a solicitação de compra para que o usuário alterar a solicitação de compra. 

Obs: Para reabrir a solicitação de compra o usuário deverá selecionar todos os itens que constam na solicitação de compra para reabri-la. Solicitações com item já gerados ordem de compra não serão reabertas. 

Para gerar a ordem de compra pela cotação de preço, acesse a cotação e clique em  Gerar Ordem de Compra, após acesse a ordem de compra e realize os demais cadastros faltante e salve.

Aprovação da Ordem de Compra

A aprovação de ordem de compra deve estar configurada nos parâmetros.

Para realizar a aprovação da ordem de compra é necessário estar cadastrado no menu: Geral> Cadastros> Aprovação de Pedidos e o Perfil liberado do cadastro de Permissões.

Para realizar a aprovação/reprovação de uma ordem de compra clique em Aprovação.              

Após realizar os filtros para realizar a aprovação marcar o checkbox para liberação da ordem de compra. A liberação para setor deve estar devidamente configurada nas Permissões.

Cadastro de Permissão

Para realizar a Reprovação de uma ordem de compra, Abra a tela de aprovação, selecione o pedido clique com o botão direito do mouse, o sistema habilitará as seguintes opções:

Reprovar: Ao selecionar a opção de reprovar o sistema habitará uma caixa onde deverá ser descrito o motivo da Reprovação da ordem de compra, após preencher clique em OK.

Histórico Cliente: A opção de Histórico Cliente, pode ser realizado com ordem de compra em aprovação, aprovados e reprovados, tem a funcionalidade de apresentar um resumo do cliente para a tomada de decisão da liberação da ordem de compra.

Status Aprovação: Verificar a atual status da aprovação da ordem de compra.

Clonar 

Você precisa inserir os mesmos itens de uma ordem de compra? O sistema possui a rotina de clonar onde o usuário identifica uma ordem de compra e clona as informações e alterar o que for necessário. Este recurso permite a clonagem de um documento já existente, copiando todas as informações já lançadas. Selecione a ordem de compra e clique em Clonar, o usuário terá as mesmas informações do documento original, mas pode alterar os dados como quantidade, prazo de entrega, valores etc.

Imprimir

Para imprimir a ordem de compra clique em Imprimir e selecione o modelo de ordem que deseja imprimir conforme o cadastro realizado nos parâmetros.

Relatórios de Ordem de Compra

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